社内Wikiは、組織内の情報共有や知識管理を強化するための効果的なツールです。従業員は社内Wikiによって業務に関する情報やノウハウを共有し、疑問を素早く解決できるようになります。業務の効率化と品質向上が期待できる一方、社内Wiki導入にあたっては、ユーザーが使いやすく、かつ運用が容易であるといった配慮が必要です。
本記事では、社内Wikiの作り方についての、ポイントや注意点を解説します。
社内Wikiの概要や使い道
社内Wikiとは、企業業務に関連する情報をウェブ上で集約し、情報共有を目的としたプラットフォームです。社内Wikiに情報を集約することで、社内全体の協力体制が高まり、知識やノウハウが蓄積された集合知が形成されます。
社内Wikiのイメージ図
情報を自由に検索・閲覧できるため、社員は必要なときに必要な情報に素早くアクセスできます。また、重要な知識やノウハウを属人化から解放し、幅広い情報共有が容易になります。
社内Wikiの主な使い道には以下のようなものがあります。
- 業務マニュアルの管理・共有
- 議事録の記録
- ノウハウの蓄積と共有
- 新入社員教育や研修のための情報提供
- プロジェクト管理と進捗の共有
- 問題解決のためのナレッジベース
- 社内のニュースや全体連絡の共有
- 社員間のコミュニケーションの促進
上記からもわかるように、社内Wikiは長期的に再利用する可能性が高く、ストックしておきたいタイプの情報の管理に向いています。
社内Wikiについては、以下の記事でも詳しく解説しています。
社内wikiとは? 導入に失敗する原因と対策の考え方
社内Wikiの導入目的
社内Wikiの導入目的は企業によっても変わりますが、組織内での情報共有、知識管理、業務効率化などが主な理由です。一般的な社内Wikiの導入目的としては以下が挙げられます。
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情報共有の促進
オンライン上にあり、適時更新が可能となるため、リアルタイムでの情報共有が容易になります。 - 知識の集約と保存
社内のノウハウや専門知識を一元化し、管理、保持できます。 - 業務効率化
業務に関連する情報や手順を効率的にアクセス可能にすることで、作業のスピードと品質を向上させられます。 - 属人化の解消
特定の個人に依存せず、ノウハウやプロセスを共有することで業務の属人化を減少させられます。 - 教育とトレーニングの効率化
新入社員の教育プログラムや研修資料の共有と管理を効率化できます。学習者はいつでも時間の空いたときに、情報を活用できます。 - 多様な働き方への対応
社外からの情報活用が可能となり、テレワーク、リモートワーク勤務者に対して社内と同じ情報を提供できるようになります。 - コラボレーションとコミュニケーション
プロジェクトチームや部門間でのコラボレーションを支援し、情報共有を通じたコミュニケーションを強化します。
社内Wikiの導入メリット
社内Wiki導入の主なメリットは以下のとおりです。
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業務効率化
社内Wikiにより、社員による自己解決率が向上し、問い合わせなどにかかる回答までの工数が削減されます。社内Wikiを利用して会議前に資料を共有することにより、参加者の認識を合わせ、より深い議論を可能にします。上司への報告書提出時などでも、情報共有と整理を同時に行うことが可能となります。
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属人化解消
社内Wikiに情報をまとめることで、個々の社員のみに知識や情報がとどまらず、属人化が解消できます。全員でノウハウと情報を共有することで、組織全体の知識レベルの底上げにつながります。
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教育時間短縮とコスト削減
社内Wikiを新入社員教育に組み込むことで、教育時間を短縮できます。ノウハウや手順を共有し、教育担当者の指導を支援します。自主的な予習や復習をうながし、研修や教育コストの軽減に貢献します。
社内Wikiを作る際の注意点
社内Wikiを構築する際の注意点を解説します。
社内Wikiの目的の明確化
社内Wikiを導入する際には、その目的を明確にすることが重要です。情報共有の向上、ナレッジ管理の強化、業務効率の改善など、導入による効果で具体的に何を達成したいのかを明確に設定します。社内Wiki導入の目的に応じて、どのような機能を持つツールを選べば良いのか、どのように情報を整理すればよいのか、といった具体的な設計と運用方法が見えてきます。
社内Wikiのガイドラインの設定
社内Wikiのガイドラインを設定することで、情報の一貫性と質を保てます。ガイドラインの内容としては、情報の入力ルール、スタイルの統一、情報共有の際に留意すべき点などを検討します。ガイドラインが提示されることで、すべての情報が統一された形式で提供され、ユーザーは迷うことなく必要な情報を探し出せます。
ユーザーフレンドリーなツールの選定
社内Wikiの運用を円滑にするためには、ユーザーフレンドリーなツールを選ぶことが求められます。使いやすさはすべてのスタッフがストレスなく情報を追加、共有、検索するための基盤となります。
使用者が直感的に操作でき、必要な機能を簡単に見つけて使えるものが良いツールと言えるでしょう。反対に、複雑な操作が必要なツールは、スタッフが使いたいという意欲がわかず、情報共有の効率化の妨げとなります。
新しい情報の追加、既存の情報の修正が容易であれば、常に情報の鮮度と信頼性が維持できます。ユーザーフレンドリーなツールの選定により、社内Wikiの利用が広まり、業務における最大限の効果が得られるでしょう。
社内Wikiのツール選定のポイント
社内Wikiのツールを選定するポイントを解説します。
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導入目的と機能の適合性の確認
社内Wikiのツール選定の際には、先に挙げた明確な導入目的のもと、ツールの機能が適合していることを確認します。例えば、大量の情報を効率的に検索することが目的であれば、検索機能の充実したツールを選ぶといった観点が必要です。自社の導入目的に合ったツールを選定することで、ユーザーの満足度が高まり、業務への高い効果が期待できます。
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操作のしやすさの重視
ユーザーフレンドリーなツールを選ぶことで、社員が積極的にWikiを利用するようになります。操作が簡単で直感的なツールでは、情報の入力や検索をスムーズに行えます。社内Wiki運用のために必要以上の教育コストが発生するのは、本末転倒です。誰もが操作しやすく、必要な情報を的確に入手できるツールであることが重要です。
Zendeskなら見たまま社内Wikiの記事を作成可能
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検索機能の充実の確認
ナレッジを効率的に検索できる機能を備えたツールを選びます。具体的にはタグ付け、全文検索、関連記事の推薦といった機能が充実しているツールであれば、実務での活用に耐えうる機能と言えます。自社ニーズに合う検索機能が提供されていることで、情報の検索と利用がスムーズになります。
Zendeskで作成したヘルプセンターの検索画面
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バージョン管理と履歴機能の確認
編集履歴を記録し、古いバージョンに戻せるバージョン管理と履歴機能を有するツールであることも大切です。情報の変更履歴が明確化され、問題が発生した際に調査したり、前のバージョンに戻したりするのも容易ということです。情報の混在を防ぎ、常に正確な情報を入手・活用できます。
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マルチデバイス対応のツールの選定
最近では、リモートワークや外出先での作業が一般的となっています。そのため、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからも情報にアクセスできるマルチデバイス対応のツールを選ぶことが重要です。社員はいつでもどこからでも必要な情報にアクセスでき、情報共有の円滑化と業務の遂行に寄与します。
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セキュリティ対策の確認
パスワード保護、データの暗号化、アクセス権限の設定など、情報セキュリティに関する機能が充実しているツールであることは、情報保護の観点から不可欠な条件です。セキュリティ機能の充実により、情報漏洩を防ぎ、セキュアな情報共有を実現できます。
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コストパフォーマンスの検討
ツールの価格とその機能や性能を比べ、最もコストパフォーマンスが高いものを選びましょう。限られた予算内で最大限の効果を得られるか、十分に検討し、選定を行います。
社内Wikiの運用ルールとその管理
社内Wikiの円滑な運用についてのポイントを解説します。
セキュリティ対策の実施
社内Wikiの運用にあたっては、情報の安全性を確保するために、適切なセキュリティ対策が必要です。アクセス制限やパスワード管理を実施することで、情報の安全性を保ちながら、必要に応じた情報アクセスができます。
カテゴリとタグの使用
社内Wikiにおける情報の整理とアクセシビリティ向上のためには、カテゴリとタグを効果的に使用し、検索性を高めます。カテゴリは大まかな分野ごとに情報を分類し、タグは具体的なキーワードで情報を細分化します。
適切な分類とタグ付けにより、ユーザーは必要な情報を迅速に見つけられるようになります。また、このような整理は社内Wikiの使いやすさを向上させ、情報共有の効率を高めます。コンテンツ作成と編集のルール設定
先にも挙げたように、ガイドラインの設定は社内Wikiにおける情報の信頼性を保つために重要です。編集者の限定、変更履歴の管理、根拠の提示などを定め、情報の一貫性と質を保ちます。
ユーザーフィードバックの活用
社内Wiki運用において最も重要なことは、ユーザーから十分に活用されることです。ユーザーからのフィードバックや提案を受け入れることで、コンテンツの質を向上させられます。社内Wikiの精度を高めるためには、ユーザーからの意見を受け付ける仕組みを整備し、それをもとに適宜情報の更新や改善を行える体制を構築します。
トレーニングとサポートの提供
社内Wikiの使い方や基本的な運用ルールに関するトレーニングを提供します。すべての社員がWikiを効果的に利用できるよう、企業側は適切なサポートを実施することが大切です。
運用の改善と評価の規定
定期的に運用ルールとプロセスを見直し、効果的な運用を維持・向上するための改善を行います。具体的には、運用の問題点や改善点についての意見を集める、活用状況から実情を把握するなどし、その結果をもとに改善を行います。
Zendeskの分析レポートのサンプル
定期的な更新と保守
Wikiの情報は定期的に更新され、最新の情報を提供するよう留意します。また、不適切な情報の削除や修正も忘れずに実施します。
ユーザー参加の推奨
Wikiはコミュニティの一部として機能するものです。社内の連帯を高める意味でも、すべてのユーザーが情報の作成や編集に参加することを推奨し、活発な情報共有を促進します。
作り方のポイントを押さえて有効性の高い社内Wikiを目指そう
業務効率を向上させ、情報共有による認識の統一に役立つ社内Wikiですが、誰に対してどのような情報を提供するのかが明確になっていないと、有象無象の情報が詰め込まれた使いにくいツールとなりかねません。
目的を明確にすること、また「使いやすく、必要な情報がすぐに入手できる」「業務上の疑問が的確に解決される」「メンテナンスや更新が容易で、常に最新の正確な情報が保持される」といったポイントを踏まえることで有効性の高い社内Wikiが実現できます。
これらの要点を満たしていくためは、社内Wiki作りに必要な機能が備わった、自社にとって最適なツールを選定することが大切です。
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