チェンジマネジメントのストレスを軽減する方法

チェンジマネジメントのストレスを軽減する方法

2019年4月20日
チェンジマネジメントのストレスを軽減する方法

チェンジマネジメントは、新しいテクノロジーの導入、新しい戦略への移行、組織変更など、あらゆる場面で必要となるものです。プロジェクトを成功へと導くチェンジマネジメントがなければ、様々な混乱が発生し、生産性が低下し、リソースをすり減らすことになってしまうでしょう。

チェンジマネジメントとは、必要な、または望ましいビジネス成果の達成を目的として、変化の人的側面を管理していくために必要なプロセスや利用すべきツール、および技術を指しています。

優れたチェンジマネジメントプロセスには、実装可能な組織ツールが組み込まれ、だれもがスムーズに移行できるように支援します。チェンジマネジメントを実行し、変革に適応していきましょう。

チェンジマネジメントプロセスを始める

ではチェンジマネジメントプロセスを実行する前に、以下の項目を吟味して、手順全体を整理してみましょう。

現状を把握する

組織の現在の状態と、保有するリソースはなんでしょうか? 移行プロジェクトに参加するメンバーを確認してみましょう。

コミュニケーションプラットフォームは何か?

効果的なチェンジマネジメントプロセスのためには、ステークホルダーや経営陣と最新の情報を共有するだけでなく、コミュニケーション方法に関するプランが含まれていなければなりません。チェンジマネジメントには企業全体が関わっていることが多いため、導入前、導入中から導入後まで、適宜更新情報の伝達を行いましょう。

関係者の同意を得る

すべてのステークホルダーをアドバイザーボードであると考えてください。開始前にまず、関係者の同意を得ておくことが重要です。ステークホルダーと協力して調整を重ねてください。実装前に修正する方が、実装後の修正よりはるかに簡単です。

エスカレーションプロセスを考える

通常のチェンジマネジメントプロセスには突然問題が起こることもあります。事前にエスカレーションプロセスを実装していれば、問題に備えることができます。

関係者への影響は?

チェンジマネジメントは、特に緊急の場合には、ストレスがかかる可能性があります。関係するすべてのチームと個人の視点から、仕事の成果や満足感にどのような影響を与えるのか考えてみてください。

今から半年後、一年後を想像してみてください

はっきりとした最終形を想定していなければ、チェンジマネジメントプロセスが成功したかどうかを知ることは不可能です。実行直後ではなく、半年後や、1年後、どのように変わっているかを想像してください。

エージェントの負担は増えますか?

変革は、しばしばカスタマーエクスペリエンスに影響を与えます。問い合わせの増加にも備えましょう。また、ドキュメントや製品内メッセージなどの更新が必要な場合があります。エージェントは通常よりも多くの時間をこうした業務に費やす必要があります。

適切な人々を巻き込む

チェンジマネジメントの計画に関わるすべてのステークホルダーと参加者が、各自の役割を認識していることを確認しましょう。大規模な変更であっても、スムーズな実装を実現するためのヒントをいくつか紹介します。

  • 大規模な変更の前には、組織の過半数から同意を得ておきましょう。
  • 実証実験のグループで、実験してみることも検討してみましょう。
  • 部門全体でプロジェクトを進めるエージェントに、全部門がプロセスに参加していることを確認してもらいましょう。
  • アップデートや今後の予定を確認するために、週次でコミュニケーションをとりましょう。
  • 専用のプロジェクトルームを用意して、ステークホルダーがいつでも使用可能な場所を確保します。 いわゆる「ランチ会」ミーティングを実施し、変更に関するプレゼンテーションを行ったり、リアルタイムでの質疑応答をしましょう。
  • これまでの障壁を克服し、会社全体が結束できる機会です。もし会社の文化がボトルネックになっている場合、ぜひ見直してみてください。

成功したあかつきには

チェンジマネジメントの成功は、多くの人が多大な労力を費やしてくれるかどうかにかかっています。プロジェクトが始まり、新しいイニシアチブのもと、長期的/短期的な成功ができたことをまずは喜びましょう。そして、成功体験を振り返り、さらにチームを活気づけ、イノベーションを加速させていきましょう。

まとめ

ITSM/ITIL変更管理、組織変更管理、新製品リリース、緊急変更などのチェンジマネジメントは時に、生産性と従業員の幸福度に悪影響を及ぼすことがあります。準備を怠らず、継続的な修正を重ねることで、ネガティブな影響を軽減し、大きな成功を収めましょう。

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